Каждый из нас имеет уникальные биологические часы, которые ежедневно контролируют пики и спады нашей производительности. Определите, когда у Вас бывает максимум энергетической активности. Если Вы наиболее продуктивны ранним утром, то используйте это и запланируйте свои самые крупные проекты на первую половину дня Например, если Ваша карьера связана с тем, что Вы должны работать с людьми, разговаривать, убеждать их, то планируйте такие встречи на время утреннего завтрака Но если, наоборот, утреннее время для Вас - самое трудное, и до ланча Вы с трудом вспоминаете свое имя, то планируйте Вашу наиболее важную деловую активность на время после обеда или на вечер
Затем проанализируйте свои привычки. Например, если Вы до сих пор не привели в порядок свои канцелярские дела или если Вы в течение ряда лет обещали сами себе наладить регистрацию и сбалансировать счета, и Вы до сих пор этого не сделали — то примите это как факт и возьмите кого-то в помощники Вы, вероятно, не изменитесь Ваши слабости не должны вредить Вам, если Вы научитесь делегировать ответственность. Это также является частью умения творчески управлять временем .Вот такая моя характерная черта. Нет ничего постыдного в признании, что Вы не во всем безупречны, если Вы проявляете достаточную мудрость и не позволяете своей слабости мешать осуществлению Ваших целей Действительно, осознание самого себя является одним из решающих аспектов умения управлять своим временем
Телефон
Мы все стали считать телефон чем-то само собой разумеющимся Он настолько распространен сегодня, что вместо того, чтобы иметь по одному аппарату в каждом доме, мы имеем сегодня телефон в каждой комнате, а вскоре будем иметь в каждом автомобиле. И, не смотря на это, некоторые из нас затратили время, чтобы проанализировать, как использовать телефон с максимальной эффективностью Таким образом, мы вынуждены признать, что хотя он обладает невероятным потенциалом с точки зрения эффективности, тем не менее, телефон может быть также одним из наиболее деструктивных источников пустой траты времени в нашей жизни.
Вы понимаете, что если телефон является замечательным средством для Вас, то точно также он является замечательным средством и для любого другого. Точно так же, как Вы способны достать других за считанные секунды, так и другие имеют такую же возможность достать Вас немедленно. Эта реальность может оказаться разрушительной для любого ежедневного плана или установившегося распорядка дня
Поэтому позаботьтесь о том, чтобы телефон служил, в первую очередь, для Вашего удобства. Возьмите под контроль, кто может позвонить Вам. Если Вы располагаете такой роскошью, как секретарь, то научите его или ее записывать Ваши телефонные звонки. Или используйте автоответчик, с тем чтобы Вы могли перезвонить, когда это Вам будет удобно.
Помните также, что телефон позволяет другим контролировать Ваше время, причем даже дома. Это означает, что если Вы не будете осторожны, то другие могут бесцеремонно вмешаться в Ваше время, которое Вы посвящаете семье или досугу. Не допускайте этого. В ходе повседневных встреч с друзьями или при проведении времени в семейном кругу найдите возможность избавиться от ответов на телефонные звонки Вы можете использовать отвечающую службу, домашний автоответчик, или Вы можете просто вынуть штепсельную вилку. Ваша семья и друзья слишком важны для Вас, чтобы выслушивать настойчивый трезвон телефона в то время, которое Вы предназначили для них
В дополнение к контролю поступающих к Вам телефонных звонков есть простой способ улучшить контроль за исходящими от Вас звонками завести памятную телефонную книгу. Все мы впустую тратим время и деньги на телефонные разговоры Вы когда-нибудь прислушивались, как Вы сами говорили "Постойте, ведь было что-то другое, что я хотел обсудить с Вами Я не могу это вспомнить прямо сейчас Мне нужно будет Вам перезвонить " Мы все говорили так в то или иное время. Это великая пустая трата времени, и кроме того, это непрофессионально. Какое решение? Прежде чем делать любой телефонный звонок, запишите ключевые моменты, которые Вы хотите затронуть. Это сделает каждый телефонный разговор более эффективным, более коротким и более профессиональным Это позволит Вам также иметь запись каждого разговора
Эффективная организация использования времени
Мы все делаем многие вещи так, как делали их всегда в силу давно сложившихся привычек. Это, однако, становится расточительной роскошью, если мы хотим эффективно использовать свое время. Так что найдите время, чтобы проанализировать Ваши методы работы Является ли современным Ваш метод систематизации1? Как обстоят дела с Вашей бухгалтерией? Сегодня есть много электронных средств для повышения производительности. Наш век дал нам огромные возможности более быстрой обработки больших объемов информации Вы можете воспользоваться некоторыми из этих электронных средств обработки информации
В офисе у меня есть компьютер, который может делать большинство удивительных вещей и позволяет экономить массу времени. Кроме того, у меня есть портативный компьютер, которым я могу пользоваться и в поездка. После подключения к информационной сети я постепенно перевожу информацию через модем на мой главный компьютер Какая экономия времени!
Конечно, эти новые аппараты электронной чудо техники могут приводить также и к потере времени. Миллионы людей купили компьютеры для того, чтобы сводить баланс своих чековых книжек или заводить в них номера телефонов Это все равно, что сесть в автомобиль и поехать с визитом к соседу, живущему за ближайшей дверью Итак, необходимо тщательно проанализировать, как следует использовать эти новые электронные средства И если Ваш бизнес более сложен, то пусть эксперт помогает Вам. Помните, Вам совсем не обязательно хорошо уметь делать все, если есть другие люди, которые могут восполнить Ваши недостатки
Задавайте правильные вопросы
Если Вы задаете вопросы - как правило, более специфические вопросы - руководящим работникам, которые являются одним из самых больших специалистов по экономии времени, то задавайте правильные вопросы. Из психологии поведения человека мы знаем, что все является следствием чего-то другого. И когда возникает проблема, то это обычно свидетельствует о том, что где-то подспудно есть более глубокая причина Самый лучший способ дойти до сути вещей состоит не в том, чтобы делать поспешные заключения, а в том, чтобы задавать вопросы. Реальные причины серьезных проблем находятся глубоко внутри.Научившись задавать надлежащие правильные вопросы, Вы можете экономить для себя огромное количество времени, так как намного быстрее будете видеть суть проблем
Четыре способа изложения мыслей на бумаге
Одним из величайших способов успешного умения управлять временем является способность мыслить на бумаге Создание успешного предприятия подобно строительству дома Вы мысленно вынашиваете идеи, переносите их на бумагу и затем, согласно этому, реализуете проект В моей компании у нас есть поговорка - "Работать на основе документа, а не на основе идеи." Планирование дня также требует изложения мыслей на бумаге Это просто никуда не годится, когда человек встает утром и говорит "Посмотрим, что я должен сделать сегодня?" Это слишком поздно. Самое лучшее, что может сделать такой человек, это использовать остаток дня на то, чтобы начать планировать, как он проведет следующий, следующую неделю, следующий месяц Изложение мыслей на бумаге - это творческий процесс Он предполагает намного больше различных вариантов, чем только составление перечня "Что нужно сделать" Фактически есть четыре различных, но очень важных метода, которые Вы должны использовать при планировании Вашей жизни.
Ваш дневник
На своих лекциях и интенсивных семинарах я отвожу много времени пропаганде ведения дневников. Я делаю это, так как глубоко убежден, что они являются бесценным средством для людей, серьезно изучающих вопрос, как добиться успеха в жизни Дневник - это то место, где собирается та информация и мудрые мысли, которые Вам встречаются на Вашем жизненном пути Хорошие идеи могут высказаны почти любым человеком Вы можете их услышать в особенно выразительной проповеди. Или Вам может попасться какой-то фрагмент информации, который Вы можете использовать. Великая идея может осенить Вас, даже когда Вы сидите за рулем Самое главное "Не допускайте, чтобы хорошие идеи ускользали от вас". Великая идея может изменить Вашу жизнь - если Вы уловите ее. Всегда имейте дневник при себе, независимо оттого, где Вы находитесь.
Сборник проектов
У такого честолюбивого и занятого человека, как Вы Всегда есть много проектов, над которыми Вы работаете, и людей, с которыми Вы имеете дело. Занятые люди, такие как Вы, часто чувствуют себя в роли жонглеров, которые вынуждены одновременно вращать множество тарелок А это нелегко Одним из самых лучших методов сохранить контроль за всем этим - это завести сборник проектов - папку-скоросшиватель Если Вы работаете с людьми, то отведите отдельную секцию в Вашей папке для каждого отдельного человека. В секции, отведенной для каждого человека, поместите всю необходимую информацию в табличной форме. Отметьте характеристику человека, сведения о семье, его цели, сильные стороны, потребности или любую другую информацию, которую Вы сочтете нужной Как менеджеру, Вам может также потребоваться такая информация, как данные о продажах или графики исполнения работ. Таким образом, если Вам потребуется оценить ход работы, у Вас всегда будет конкретная и полезная информация.
Итак, в зависимости от специфики Вашего бизнеса или профессии Вам может потребоваться также иметь на каждый офис или управление или вам может потребоваться классификация вопросов по проектам - вплоть до Вашего уровня. Самое главное здесь — сконцентрировать все данные, чтобы Вы могли сосредоточиться на них, не тратя впустую много времени на поиски информации в бесчисленных забытых файлах Эта концепция сборника проектов может также быть эффективной и для Ваших личных дел
Например, Вы можете "завести таблицы" на каждого из Ваших детей. Собрать информацию на своих детей - звучит несколько казенно? Тогда позвольте мне спросить Вас, Вы помните последний табель Вашего ребенка? А если да, то чем он отличается от предыдущего? Какое мероприятие Ваш ребенок просит Вас посетить с ним? Вы записали его? Вы помните последний важный разговор один на один, который у Вас с ним был1? Что больше всего беспокоит Вашего ребенка?
Вы знаете, что дети помнят все случаи, когда они что-то делают со своими родителями. К несчастью, мы - родители, часто слишком заняты и бываем невнимательны. Наличие отдельного раздела для каждого Вашего ребенка всегда напомнит Вам о самом главном Естественно, Ваши личные финансовые дела также выиграют от такой системы, так как она позволит Вам быстро навести справки относительно Ваших инвестиций, страховых полисов и так далее. Итак, Вам действительно необходимо иметь дневник или сборник проектов при себе? Конечно, нет! Если все, что Вам нужно - это просто иметь при себе, то из этого реально ничего не выйдет. Но для тех из Вас, кто находится на пути к богатству и счастью, эти методики могут невероятно ускорит Ваш прогресс.
Ежедневник
Другой способ, позволяющий организовать Ваши мысли на бумаге - это использование ежедневного календаря-ежедневника. В данном случае, когда я говорю о календаре, я имею в виду не тот тип календаря, в котором едва найдется место, чтобы вписать Ваши предстоящие встречи. Этот тип календаря, который я имею в виду, называется "Ежедневник". "Ежедневник" - это ежедневный журнал для записи Ваших встреч и планов. Но в нем есть место для многого другого Здесь есть место, чтобы следить за расходами в Вашем бизнесе, есть место для результатов конференций Для телефонных разговоров и списков того, что нужно сделать Ваш "Ежедневник" может быть также использован как место фиксации тех основных моментов дня и недели, которые Вы затем хотите занести в Ваш дневник или сборник проектов. Считайте его центральным местом, из которого Вы черпаете и обрабатываете всю информацию за день, неделю, месяц и даже год.
План игры
План игры может все изменить в мире и определить то, как закончится Ваша игра жизни Термин "план игры" является ироничным, поскольку даже если, как кажется, мы понимаем важность составления стратегии игры в футбол или баскетбол, то лишь немногие из нас уделяют время тому, чтобы составить план игры для своей собственной жизни. Вот первое и наиболее важное правило для плана игры. Вашей жизни.
- Не начинайте Ваш день до тех пор, пока вы не закончите его планирование. Поскольку каждый день - это бесценный фрагмент мозаики в стратегии Вашей жизни на пути обретения богатства и счастья, то всегда планируйте Ваш день, прежде чем начать его. И делайте это каждый день Да, я знаю, вся эта писанина может быть утомительной Но помните, что ценность - это плодотворный результат усилий, а не надежды Если Вы овладели искусством планировать Ваш день, каждый день, то Вы готовы к переходу на следующий уровень достижения более высокого успеха. Следующий ключевой момент.
- Не начинайте неделю до тех пор, пока не закончите ее планирование. Планируйте Вашу неделю, прежде чем начать ее. Представьте себе, на что будет похожа Ваша жизнь, если в воскресенье вечером Вы будете сами себе задавать вопрос "Что я должен сделать на этой неделе?" Да, я знаю, это связано с некоторым напряжением. Однако, если Вы научитесь планировать Ваши дни как часть Вашего общего плана игры на неделю, то все части будут подходить друг к другу гораздо лучше В результате каждый день будет намного более эффективен. Если Вы владеете искусством планирования на неделю, то Вы способны планировать вашу жизнь сразу на месяц. Поэтому следующая ключевая позиция гласит.
- Не начинайте месяц, пока вы не закончите его планирование. Затем Вы научитесь координировать Ваши цели на день, на неделю и на месяц с Вашими целями на три месяца, на шесть месяцев и на год. От Вас потребуется проявить высокую дисциплинированность. Но если Вы выполните это, то Вас можно будет назвать мастером-хозяином времени. Путь к искусству овладения временем может быть и "скоростной трассой", однако, я уверен, что Вы получите удовольствие и успеете насладиться и видом, и вкусом, и компанией других мастеров, похожих на Вас!
Как подготовить план игры
Есть два аспекта, которые Вы должны понимать при составлении плана игры
- Во-первых, план игры похож на таблицу, только вместо перечисления номеров в нем дан перечень деятельности
- Во-вторых, Вы можете использовать методику составления плана игры, как для единичного проекта, так и для ряда действующих совместно проектов
Теперь, как он делается На листе линованной бумаги сделайте вертикальные колонки по числу дней, которые включает этот план. Затем с левой стороны листа напишите заголовок "деятельность". И под этим заголовком перечислите все виды деятельности, которые предстоит осуществить в отведенных рамках времени Например, вы работаете над началом кампании по выходу на рынок нового продукта Для каждого необходимого вида деятельности (конференции по продаже, рекламная поддержка, упаковка, исследование рынка) Вы устанавливаете предельный срок и отмечаете его в таблице. Затем подсчитываете число дней, которое потребуется для выполнения и отмечаете их на Вашей таблице плана игры. Окончательным результатом является четкая визуальная презентация задач, стоящих перед Вами
Составление плана игры - задача очень трудоемкая Вы можете разорвать несколько уже готовых вариантов, прежде чем создадите безупречный план. Но задача является трудоемкой только потому, что Вам трудно определить приоритеты для всех Ваших проектов. Но как только Ваш план игры будет готов, Вы испытаете огромное чувство удовлетворения Держите Ваш план игры там, где вы его можете видеть Повесьте его на стене вашего офиса или поместите его в Ваш сборник проектов. Он будет служить Вам постоянным напоминанием о предстоящих задачах.
План игры может оказывать как стимулирующее воздействие, так и вызывать неприятные эмоции Он становится неприятным, поскольку постоянно напоминает Вам о необходимости придерживаться Ваших планов. Он становится неприятным, когда Вы отстаете от намеченных сроков. Но он также является стимулирующим, поскольку Вы видите чудо превращения ваших мечтаний и планов в реальность Это безмерное вознаграждение Чувство, которое Вы испытываете, сродни чувству, которое переживает великий художник, глядя на свое завершенное полотно. Это удивительное чувство собственной силы.
Хорошо спланированный день - с начала и до конца - с его целью и содержанием, с его яркими красками и характерной особенностью, с его ощущением и структурой - этот хорошо спланированный день занимает свое место среди многих и становится ценным воспоминанием и подлинным сокровищем. И по мере того, как один хорошо спланированный день переходит в другой, жизнь оказывается шедевром, справедливым сочетанием испытаний и духовности.
Используются технологии
uCoz